POLIMIRUN KIDS 2025 - INFORMATIVA E DICHIARAZIONE DI CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE N. 679/2016 DEL 27 APRILE 2016

La vigente informativa viene rilasciata ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

In particolare, questa informativa è collegata all’evento PolimiRun Kids 2025, organizzata in occasione della PolimiRun Spring 2025.

Titolare del trattamento dati
Politecnico di Milano nella figura del Direttore Generale su delega del Rettore pro-tempore – contatto: dirgen@polimi.it.

Responsabile interno del trattamento
Dott.ssa Chiara Bianca Pesenti, Dirigente Area Campus Life, Piazza Leonardo da Vinci 32, Milano (MI), tel. 0223992428, e-mail: chiara.pesenti@polimi.it
I dati saranno trattati da ulteriori soggetti autorizzati e a tal fine istruiti nel rispetto della normativa vigente.

Responsabile protezione dati e punti di contatto
Mail: privacy@polimi.it -  telefono: 0223999378.

Finalità del trattamento, base giuridica, categorie di dati e periodo di conservazione
Ai fini dell’applicazione della normativa europea e nazionale in materia (Regolamento UE 679/2016, d’ora in poi Regolamento), si informa che i Suoi dati personali, da Lei forniti direttamente, saranno utilizzati per le seguenti finalità:

Tabella 1

I dati oggetto del trattamento, incluse le immagini delle riprese e delle registrazioni audio/video, anche in forma parziale e/o modificata o adattata, realizzate nel corso dell’iniziativa verranno trattati nel pieno rispetto del Regolamento UE.
I dati saranno trattati, anche con l'ausilio di mezzi elettronici, da soggetti specificatamente incaricati, per le attività di divulgazione e comunicazione sui canali social del Politecnico di Milano.
Le Immagini raccolte saranno conservate, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico per le finalità e nei limiti sopra definiti e potranno essere diffuse ai sensi della Legge n. 150/2000 sui siti istituzionali nonché attraverso canali social network (Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn, a titolo esemplificativo ma non esaustivo). L'uso delle immagini non dà diritto ad alcun compenso.
Il Politecnico di Milano ha la facoltà di accedere o divulgare le Immagini senza alcun consenso, in ragione dell’art. 97 della Legge n. 633/1941. Tale autorizzazione implica la concessione di una licenza non esclusiva, senza limiti di durata e per tutto il mondo, trasferibile a terzi, per l’utilizzazione dei materiali e include i diritti di cui agli artt. da 12 a 19 della Legge n. 633/1941, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo: diritto di pubblicazione; diritto di riproduzione in qualunque modo o forma; diritto di trascrizione, montaggio, adattamento, elaborazione e riduzione; diritto di comunicazione e distribuzione al pubblico, comprendente i diritti di proiezione, trasmissione e diffusione anche in versione riassuntiva e/o ridotta, con qualsiasi mezzo tecnico, diritto di conservare copia dei materiali, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico noto o di futura invenzione per le finalità e nei limiti sopra definiti. È in ogni caso esclusa ai sensi del citato articolo e ai sensi dell’art. 10 e 320 del Codice Civile qualunque utilizzazione delle immagini che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata.

All’interessato/a sarà richiesta la firma di una Liberatoria per l’uso delle immagini e delle riprese audio/video. Nel caso di soggetti minori, la stessa Liberatoria dovrà essere sottoscritta da almeno uno dei genitori o da chi esercita la potestà genitoriale.

Natura dei dati
Il conferimento dei dati è facoltativo.
Il rifiuto a fornire i dati per la Finalità n. 1 di cui alla Tabella 1 comporta l'impossibilità di iscriversi e partecipare all’evento PolimiRun Kids 2025.

Modalità di trattamento
Per le finalità indicate in Tabella 1, i trattamenti dei dati personali potranno essere effettuati sia su supporto cartaceo che digitale, manualmente e/o con strumenti elettronici o, comunque, automatizzati, sul disco di struttura nel data center del Politecnico di Milano. Potrebbero anche essere conservati in archivi cartacei per la durata prevista per la conservazione di documenti relativi ai procedimenti amministrativi e in formato digitale a tempo indeterminato in ragione degli obblighi di trasparenza e buon funzionamento della pubblica amministrazione.

L’accesso ai dati acquisiti per le finalità indicate in Tabella 1 è consentito al personale debitamente autorizzato, a cui sono state impartite adeguate istruzioni operative, Uffici competenti in materia e a personale di supporto alle attività organizzative.

Categorie di destinatari
In relazione alla finalità 1 indicata, i dati potranno essere comunicati a soggetti che prestano servizi, anche esterni, per conto del Titolare per servizi legati all’organizzazione e svolgimento dell’evento.
In particolare, i dati raccolti possono essere comunicati ai seguenti soggetti terzi destinatari, in quanto collaborano a vario titolo all’iniziativa per proprie finalità nell’ambito dell’iniziativa o di eventi similari:

• C.S.A.In. (Centri Sportivi Aziendali e Industriali);
• Avaibook Sports per la raccolta delle iscrizioni all'evento sportivo;
• A&C Consulting S.a.s. in qualità di Responsabile del trattamento ex art. 28.

Infine, i dati personali possono essere comunicati anche ad altre amministrazioni pubbliche, quali anche in forma anonima qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale nonché a tutti quei soggetti pubblici ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista obbligatoriamente da disposizioni dell’ordinamento europeo, norme di legge o regolamento, oltre ad enti di assicurazione per eventuali pratiche infortuni.

Traferimento di dati verso Paesi extra UE o Organizzazioni Internazionali
I dati personali saranno trattati dal Titolare all’interno del territorio dell’Unione Europea.
Qualora per questioni di natura tecnica e/o operativa si renda necessario avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea, oppure si renda necessario trasferire alcuni dei dati raccolti verso sistemi tecnici e servizi gestiti in cloud e localizzati al di fuori dell’area dell’Unione Europea, il trattamento sarà regolato in conformità a quanto previsto dal capo V del Regolamento UE e autorizzato in base a specifiche decisioni dell’Unione Europea.
Saranno quindi adottate tutte le cautele necessarie al fine di garantire la più totale protezione dei dati personali, basando il trasferimento:

1. su decisioni di adeguatezza dei Paesi terzi destinatari espresse dalla Commissione europea;
2. su garanzie adeguate espresse dal soggetto terzo destinatario ai sensi dell’art. 46 del Regolamento UE;
3. sull’adozione di norme vincolanti d’impresa, cd. Corporate binding rules.

Diritti degli interessati
In qualità di soggetto interessato può chiedere in qualsiasi momento al Titolare:

• la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano;
• l'accesso ai Suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti; la cancellazione dei dati personali che La riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del Regolamento e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del Regolamento), la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati.

In qualità di soggetto interessato ha inoltre diritto di opporsi in tutto o in parte:

• per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di promozione di iniziative formative ed eventi culturali del Politecnico di Milano.

Tali diritti sono esercitabili rivolgendosi a privacy@polimi.it.

Qualora ritenga che i Suoi diritti siano stati violati dal titolare e/o da un terzo, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità per la protezione dei dati personali e/o ad altra autorità di controllo competente in forza del Regolamento.

L’interessato, selezionando le apposite caselle sul form on-line di iscrizione all’evento PolimiRun Kids 2025, manifesta espressamente il suo libero e pieno consenso al trattamento dei dati per ciascuna delle finalità indicate nell’informativa e nei limiti in cui il proprio consenso fosse richiesto ai fini della legge, nonché alla loro comunicazione nell’ambito dei soggetti indicati nell’informativa stessa.
Nel caso di soggetti minori, il consenso sarà espresso dai genitori o da chi ne esercita la potestà genitoriale.

L’interessato ha il diritto di revocare il Suo consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Prima di esprimere il proprio consenso, l’interessato è informato di ciò. Il consenso è revocato con la stessa facilità con cui è accordato.