POLIMIRIDE 2024 - INFORMATIVA SULLA RACCOLTA E SUL TRATTAMENTO DEI DATI AI SENSI DELL'ART. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO UE N. 679/2016 DEL 27 APRILE 2016

Quanto segue è l’informativa redatta secondo l’art. 13 del Regolamento UE n. 679 del 2016 (di seguito Regolamento UE).

Il Titolare del trattamento di seguito indicato raccoglierà e tratterà tali dati, contenuti nella scheda d’iscrizione alla PolimiRide 2024, oltre ad eventuali immagini raccolte per le finalità di seguito descritte.

I dati anagrafici indicati nel form di iscrizione on-line sono necessari per la conclusione e conseguente gestione del rapporto con il Politecnico di Milano per la partecipazione all’iniziativa sportiva.

Titolare del trattamento dati
Politecnico di Milano nella figura del Direttore Generale su delega del Rettore pro-tempore – contatto: dirgen@polimi.it.

Responsabile interno del trattamento
Dr.ssa Chiara Pesenti, Dirigente Area Campus Life.

I dati saranno trattati da ulteriori soggetti autorizzati e a tal fine istruiti nel rispetto della normativa vigente.

Responsabile protezione dati e punti di contatto
Mail: privacy@polimi.it.

Finalità del trattamento, base giuridica, categorie di dati e periodo di conservazione
Ai fini dell’applicazione della normativa europea e nazionale in materia (Reg. UE 679/2016, d’ora in poi Regolamento), si informa che i suoi dati personali saranno utilizzati per le seguenti finalità:

Durante la manifestazione sportiva PolimiRide 2024 verranno acquisite immagini sotto forma di fotografie o video che verranno utilizzate a scopo divulgativo dei vari momenti della manifestazione, su materiale promozionale dell’evento, sui social media e sulla stampa, come esercizio del diritto di cronaca.

Le immagini, sia fotografiche che video, verranno conservate in archivi informatici del Politecnico di Milano e/o dei partner che partecipano alla manifestazione.

A tal fine, si rinvia all’informativa audio/video per eventi del Politecnico di Milano, disponibile al link https://www.polimi.it/fileadmin/user_upload/priva cy/informative-2-livello/2023/2023_03_06_contenuti_multimediali.pdf.

L’accettazione del Regolamento dedicato all’iniziativa implica la concessione di una licenza non esclusiva, senza limiti di durata e per tutto il mondo, trasferibile a terzi, per l’utilizzazione dei Materiali e include i diritti di cui agli artt. da 12 a 19 della legge 22 aprile 1941, n. 633, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo: diritto di pubblicazione; diritto di riproduzione in qualunque modo o forma; diritto di trascrizione, montaggio, adattamento, elaborazione e riduzione; diritto di comunicazione e distribuzione al pubblico, comprendente i diritti di proiezione, trasmissione e diffusione anche in versione riassuntiva e/o ridotta, con qualsiasi mezzo tecnico, diritto di conservare copia dei Materiali, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico noto o di futura invenzione per le finalità e nei limiti sopra definiti.

È in ogni caso esclusa ai sensi del citato articolo 97 e ai sensi dell’art. 10 del Codice Civile qualunque utilizzazione delle Immagini che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata.

Durante la manifestazione sportiva PolimiRide 2024 sarà reso disponibile il servizio denominato ENDUpix al fine di consentire al partecipante di individuare e acquistare le foto della manifestazione sportiva che lo ritraggono. In relazione al suddetto servizio, Engagigo S.r.l., società erogatrice del servizio ENDUpix, è da considerarsi titolare del trattamento dei dati personali particolari necessari erogazione del servizio. A tal fine si rinvia all’informativa al trattamento dei dati personali con riferimento al servizio ENDUpix, disponibile al seguente link: https://ftp-endu-net.s3.amazonaws.com/pdf/informativa_endupix_2022v2_it.pdf.

Natura del trattamento
Il conferimento dei dati per la Finalità 1 in tabella è obbligatorio. L’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di partecipare all’iniziativa sportiva prevista.

Il conferimento dei dati per la Finalità 2 in tabella è facoltativo. L’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di accedere al servizio di newsletter previsto.

Modalità di trattamento
I dati vengono trattati per la formalizzazione e conseguente gestione organizzativa, amministrativa, legale e fiscale del rapporto contrattuale che nasce dall’accoglimento dell’iscrizione da parte del Politecnico di Milano.

Altresì, i dati:

• vengono trattati al fine di comunicare ogni informazione funzionale a garantire la partecipazione all’evento sportivo o ad altre attività che si svolgono nell’ambito della manifestazione stessa;
• vengono trattati al fine di inviare newsletter legate alla promozione delle iniziative sportive del Politecnico di Milano, come stabilito per la Finalità 2 espressa in tabella;
• sono trattati in modalità elettronica, informatica e cartacea dal personale interno, collaboratori autorizzati e responsabili esterni al trattamento dei dati debitamente incaricati dal Politecnico di Milano;
• conservati su supporto informatico o cartaceo e protetti dall’accesso illecito o non autorizzato, dal furto, dalla perdita e dalla distruzione con adeguate misure di sicurezza;
• condivisi con partner che partecipano alla manifestazione, previo consenso, oltreché per finalità assicurative;
• vengono trattati anche i dati della salute nella forma del certificato medico di idoneità alla pratica sportiva non agonistica e/o agonistica e/o tessera FIDAL/Runcard/tessera FCI/tessera EPS/tessera UCI richiesta, al fine del corretto svolgimento della manifestazione per gli agonisti e/o non agonisti iscritti; i dati verranno utilizzato solo ed esclusivamente per la finalità descritta.

Categorie di destinatari
In relazione alle finalità indicate i dati potranno essere comunicati a soggetti pubblici e o privati, ovvero potranno essere comunicati a società e/o persone che prestano servizi, anche esterni, anche per conto del Titolare.

Inoltre, i suoi dati personali possono essere comunicati anche ad altre amministrazioni pubbliche, quali anche in forma anonima qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale nonché a tutti quei soggetti pubblici ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista obbligatoriamente da disposizioni dell’ordinamento europeo, norme di legge o regolamento, oltre ad enti di assicurazione per eventuali pratiche infortuni.

Sono responsabili ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE:

•     Avaibook Sports, per la raccolta delle iscrizioni alla Pedalata Ecologica;

•     Evodata, per la raccolta delle iscrizioni alla Cicloturistica;

•     Azienda A&C Consulting, ai fini della gestione tecnica dell’evento sportivo.

Diritti degli interessati
In qualità di soggetto interessato può chiedere in qualsiasi momento al Titolare:

• la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
• l'accesso ai suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti; la cancellazione dei dati personali che la riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell'art. 17, paragrafo 1 del Regolamento e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell'art. 18, paragrafo 1 del Regolamento), la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati.

In qualità di soggetto interessato ha inoltre diritto di opporsi in tutto o in parte:

• per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di promozione di iniziative formative ed eventi culturali del Politecnico di Milano.

Tali diritti sono esercitabili rivolgendosi a privacy@polimi.it.

Qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati dal titolare e/o da un terzo, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità per la protezione dei dati personali e/o ad altra autorità di controllo competente in forza del Regolamento.